Zoom-FAQs für Fortbildungsteilnehmende

An unserer digitalen Veranstaltung teilzunehmen ist sehr einfach. Wir benutzen hierfür die Videokonferenzlösung Zoom in Zusammenarbeit mit Connect4 Video, um den Datenschutz sicherzustellen. Sie benötigen für die Teilnahme einen Laptop/PC mit einer stabilen Internetverbindung, einen Lautsprecher und Mikrofon sowie eine Kamera (sind meist bereits im Gerät eingebaut oder lassen sich separat anschließen). Notfalls klappt die Durchführung auch per Smartphone. In letztem Fall gibt es jedoch weniger Nutzungsmöglichkeiten und auch die Nutzungsoberfläche gestaltet sich etwas anders.

Sie haben die Möglichkeit über eine Software oder ohne Software an der Veranstaltung teilzunehmen.

Es empfiehlt sich jedoch die Software kostenfrei runterzuladen, da weniger Probleme in der Nutzung auftreten und Sie mehr Möglichkeiten haben. Unter folgendem Link erhalten Sie Hilfestellung und zum Herunterladen der Software.

(https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362233-Wo-lade-ich-die-neueste-Version-herunter-)

Kurz vor Beginn der Veranstaltung erhalten Sie von uns eine Einladung, welche einen Zoom-Link zu Ihrer konkreten Fortbildungsveranstaltung, eine Meeting-ID, Passwort und Daten zum Einwählen per Telefon enthält. Wie oben erwähnt können Sie nun mit oder ohne Software teilnehmen.

Möglichkeit 1: Sie haben die kostenfreie Software heruntergeladen.

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  • Öffnen Sie Zoom am entsprechenden Datum und Uhrzeit und klicken Sie auf “Einem Meeting beitreten”
  • Geben Sie im nächsten Schritt die Raumnummer (Meeting-ID) und ggf. das Passwort ein, welche wir Ihnen gesandt haben.
  • Wenn Sie alle Schritte gegangen sind befinden Sie sich bereits in Ihrem virtuellen Meeting. Viel Spaß!

Möglichkeit 2: Sie haben keine kostenfreie Software heruntergeladen.

Kopieren Sie den von uns gesandten Zoom-Link und fügen Sie diesen in Ihrem Browserfeld ein.

Anschließend können Sie einfach an der Veranstaltung teilnehmen, in dem Sie auf „Meeting eröffnen“ klicken.

  • Im nächsten Schritt werden Sie gebeten Ihren Namen anzugeben. Dies ist ebenfalls der Name, den andere Teilnehmende und die/der Referent*in während des Meetings sehen. Es empfiehlt sich Ihren Vor- und Nachnamen anzugeben.
  • Wenn Sie alle Schritte gegangen sind befinden Sie sich bereits in Ihrem virtuellen Meeting. Viel Spaß!

Prüfen Sie auf der Windows-Ebene, ob die Geräte frei gegeben sind:

„Start“ > „Einstellungen“ > „Datenschutz“ > Kamera oder Mikro und aktivieren Sie dann die „Apps“ die die Verwendung der beiden Geräte.

 

Wenn Sie eine Kamera verwenden, die an Ihrem Laptop ist, prüfen Sie ob diese angeschaltet ist. Ihre Kamera ist ausgeschaltet, wenn in der Menüleiste am unteren Rand Ihres Bildschirms das Kamerasymbol durchgestrichen ist. Durch einen Klick auf das „Kamera“ Symbol aktivieren Sie diese.

Wenn Sie eine externe Kamera verwenden, prüfen Sie bitte, ob diese aktiviert ist. Hierzu klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Kamera, dann öffnet sich ein weiteres Fenster auf dem Sie Ihre Geräte auswählen können.

Wenn Ihr Bild eingefroren ist, überprüfen Sie Ihre Internetverbindung oder verlassen Sie das Meeting und treten wieder neu ein.

Wichtig ist, dass Sie beim Betreten des Videokonferenzraumes dem “Computeraudio beitreten”. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie weder etwas hören noch selbst gehört werden.

Wenn Sie beim Betreten dies noch nicht getan haben, tun Sie es bitte in der Meeting-Ansicht. Klicken Sie auf folgendes Feld im unteren linken Bildschirmrand und aktivieren Sie Ihr Audio.

Prüfen Sie ob Ihr Mikrofon aktiviert ist. Dieses ist aktiviert, wenn das Mikrofon-Symbol in der Menüleiste am unteren Rand Ihres Bildschirms nicht durchgestrichen ist.

Zudem können Sie Ihren Lautsprecher und Ihr Mikrofon in der Lautstärke einstellen. Dies tun Sie über die Optionen Ihres Audios.

Wenn Sie auf Audioeinstellungen klicken öffnet sich folgendes Feld, in dem Sie die Einstellungen vornehmen können.

Wichtig ist, dass Sie beim Betreten des Videokonferenzraumes dem “Computeraudio beitreten”. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie weder etwas hören noch selbst gehört werden.

Wenn Sie beim Betreten dies noch nicht getan haben, tun Sie es bitte in der Meeting-Ansicht. Klicken Sie auf folgendes Feld im unteren linken Bildschirmrand und aktivieren Sie Ihr Audio.

Prüfen Sie, ob der Lautsprecher bei Ihrem PC/Laptop (rechts unten beim Bildschirm) aktiviert ist (d.h. nicht durchgestrichen ist).

Zudem können Sie Ihren Lautsprecher und Ihr Mikrofon in der Lautstärke einstellen. Dies tun Sie über die Optionen Ihres Audios.

Wenn Sie auf Audioeinstellungen klicken öffnet sich folgendes Feld, in dem Sie die Einstellungen vornehmen können.

Wenn Sie immer wieder ein Echo der Stimmen anderer hören, überprüfen Sie bitte Ihre Internetverbindung oder verlassen Sie das Meeting und treten wieder neu ein. Es kann auch sein, dass Ihr Ton mit anderen Geräten korreliert. Zum Beispiel, wenn Sie mit jemandem via Handy telefonieren und zeitgleich an einem virtuellen Meeting via Zoom teilnehmen. Bitte deaktivieren Sie eines von beidem.

Sie haben die Möglichkeit Ihr Mikrofon und Lautsprecher zu testen, in dem Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol „Audio“ klicken. Es öffnet sich ein weiteres Feld. Unter „Lautsprecher und Mikrofon testen …“ können Sie Test vornehmen.

Zudem können Sie im Vorfeld über folgendem Link an einem „Test-Meeting“ teilnehmen. Hier können Sie testen, ob das Audio klappt, also ob Sie andere hören können (Lautsprecher) und ob andere Sie hören können (Mikro), sowie Test zu Ihrer Kamera (sehen und gesehen werden).

https://zoom.us/test

Wenn Sie keine Möglichkeit haben über die heruntergeladene Software oder den Browser Link an der Veranstaltung teilzunehmen, dann gibt es die Möglichkeit über Ihr Telefon/Handy teilzunehmen, um ggfs. Störungen zu überbrücken. Hierfür haben wir Ihnen entsprechend in der Einladung die Daten für Ihre entsprechende Veranstaltung mitgeteilt. Wenn Sie die Nummer eingeben, werden Sie gebeten die Meeting-ID mit einer Raute einzugeben. Anschließend werden Sie aufgefordert das Kennwort der Sitzung einzugeben. Bitte warten Sie dann, bis Ihr Host/Referent*in Sie zu dem Meeting eintreten lässt. So können Sie mit der Gruppe sprechen und hören diese.

Rechts neben dem „Video“ Symbol befindet sich ein Pfeil, welcher nach oben zeigt. Wenn Sie auf diesen klicken, erscheint eine Option „Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund“. 

Sie können zwischen einem von Zoom vorgegebenen Hintergrund wählen oder eigene Hintergründe einstellen. Hierzu klicken Sie auf das „Plus – Symbol“. Nun können Sie verschiedene jpg oder pnp Dateien hochladen und als Hintergrundbild verwenden.

Sie können in Ihrem Meeting bis zu 49 Personen zeitgleich über die Galerieansicht sehen. Die Ansichten ändern Sie im oberen rechten Bildschirmrand. Wenn Sie das Symbol „Sprecheransicht“ sehen, ist ihre Galerieansicht aktiviert.

Wenn Sie sich in einem Gruppenraum befinden, können Sie über einen Button „Um Hilfe bitten“ am unteren Bildschirmrand Ihren Host/Referent*in dazu holen. Nach kurzer Zeit erscheint die Person in Ihrem Gruppenraum.

Über den Button „Bildschirm freigeben“ können Sie offene Dokumente auf Ihrem Desktop mit andern teilen. Diese Einstellung muss der Host erlauben.

Klicken Sie auf das Symbol „Bildschirm freigeben“ und vor Ihnen erscheinen alle Dokumente, die auf Ihrem PC/Laptop offen sind. Wählen Sie Ihr Dokument aus und klicken Sie rechts unten auf das blaue Kästchen „Teilen“. Nun können alle Teilnehmende die von Ihnen gewünschte Ansicht/ Dokument sehen. Sie können ebenfalls darin arbeiten und alle Personen sehen es. Wichtig, das Dokument muss auf Ihrem PC/Laptop offen sein, sonst können Sie es nicht teilen.

Wichtig: Wenn Sie ein anderes Dokument öffnen möchten, müssen Sie zunächst den Screen-Teilen stoppen, um dann ein neues über „Bildschirm freigeben“ zu öffnen und zu teilen.

Wenn eine Person mit Ihnen den Bildschirm geteilt hat, erscheint durch die Bewegung der Maus am oberen Bildschirmrand ein Feld namens „Optionen anzeigen“. Klicken Sie darauf und wählen Sie die Option „Kommentieren“ aus.

Anschließend öffnet sich eine Leiste mit der Sie in einem gemeinsamen Dokument arbeiten können (z.B.: Text hinzufügen, Stempeln….)

Ebenso, wenn Sie ein Dokument für andere freigeben, können Sie darin arbeiten. Es öffnet ebenfalls eine Leiste im oberen Bildschirmrand. Unter Kommentieren können Sie nun in dem Dokument arbeiten.

Wir nutzen Zoom mit einer Lizenz von Connect4Video. Hier finden Sie wichtige Hinweise zum Datenschutz

https://www.evkita-bayern.de/meta/kontakt/datenschutz-bei-online-meetings